Themabijeenkomst ‘Succesvol opleveren met SE’ Gepubliceerd op: 17 juni 2013

Themabijeenkomst ‘Succesvol opleveren met SE’

De ontwikkeling van Systems Engineering gaat sneller als we bereid zijn kennis en ervaringen met elkaar te delen. Met dit doel voor ogen organiseerde de Vakgroep Civiele Betonbouw van Bouwend Nederland een bijeenkomst, gericht op de waarde van SE voor een succesvolle oplevering. Op donderdag 13 juni kwamen belangrijke conclusies op tafel, dankzij een praktijkvoorbeeld en een fictief project als caSE.

De inhoudelijke organisatie lag bij de Klankbordgroep SE van de vakgroep. Voorzitter Jan Visser opende de bijeenkomst en verwees naar de ophanden zijnde Leidraad SE Versie 3 voor de GWW-sector. ‘De nieuwe Leidraad wordt nog bestudeerd door Bouwend Nederland en door de programmacommissie Specificeren en Systems Engineering van het CROW’, vulde Ton Buijink aan. Hij is lid van deze programmacommissie en tevens projectdirecteur BAM PPP Nederland. ‘SE is een gereedschapskist die ons onderscheidend vermogen oplevert. Door open te zijn leren we meer en gaat de ontwikkeling sneller’, benadrukte hij als dagvoorzitter van de bijeenkomst.

‘Een voorbeeldig SE-project’
De verbreding van de A12 tussen Woerden en Gouda met een plusstrook is een voorbeeld van een succesvol SE-project. Geert-Jan van Oosterhout, projectmanager van Dura Vermeer Divisie Infra, ging in op de uitgangspunten, ervaringen en vooral de leeraspecten. ‘Naast de plusstrook over 18 kilometer omvatte de opdracht het groot onderhoud aan de Hoofdrijbaan Links, de bouw van geluidschermen en faunapassages, alsmede vervanging en uitbreiding van het VerkeersManagementSysteem. Een extra uitdaging was de korte bouwtijd van drie maanden in de zomerperiode, inclusief twee weekendafsluitingen. Opdrachtgever Rijkswaterstaat gunde ons het project op basis van een Design & Construct-contract volgens UAV-GC, met het EMVI-criterium om SE al vroegtijdig te implementeren. Wij gebruikten de Dura Vermeer SE-standaard op basis van het systeem Cradle, dat we al in de tenderfase volledig hebben ingericht. Invoergegevens waren de contracteisen, de objecten, de activiteiten, de standaardrapportages, de risico’s en wijzigingen, de vergunningsvoorwaarden, de verificaties en keuringen, de in- en externe audits, alsmede de afwijkingen.’

‘Onze systems engineer verwerkte onmiddellijk de overeengekomen contractwijzigingen. Deze werden de nieuwe basis. De voortgangsrapportages waren altijd actueel. Bovendien waren de nieuwste versies van documenten altijd beschikbaar en goed terug te vinden. Wat opviel waren de verschillen in ervaring van medewerkers in de betonbouw en medewerkers in de Dynamische VerkeersManagement (DVM)-sector. In de betonbouw is de systeemgerichte aanpak geïntegreerd in de opleiding. Het verwerken van input in Cradle is een logische taak van de werkvoorbereider. Ook constateerden we dat de praktijkkennis van uitvoerders voor test- en keuringsplannen van essentieel belang is.’ 

‘Vanuit de opdrachtgever gezien is SE nog erg abstract. De opdrachtgever toetst op het proces en ziet het resultaat pas in het opleverdossier. Aangezien de opdrachtgever niet zelf met SE werkt, kost het meer tijd om de informatie op basis van SE over te dragen. Ook zagen we in dat de rollen van de DVM-partijen niet expliciet waren omschreven. Verder constateerden wij dat de grote hoeveelheid contractwijzigingen – meer dan 150! – een grote wissel trokken op het proces en op het hele projectteam, zowel opdrachtnemer en opdrachtgever. SE is een goed hulpmiddel, maar het is belangrijk het systeem te blijven controleren.’

Van Oosterhout benoemt de belangrijkste SE-leerervaringen van het project A12 Woerden-Gouda:

  1. Het is belangrijk veel toelichting te geven op de ontwerpdocumenten en het afleverdossier, om de opdrachtgever de essentie van SE duidelijk te maken. De fysieke nabijheid van de projectmedewerkers van Rijkswaterstaat en Dura Vermeer heeft op deze informatie-uitwisseling een positief effect gehad.
  2. Het is belangrijk al aan het begin van de uitvoeringsperiode een dummydossier samen te stellen met een vaste structuur, om later met het afleverdossier te voldoen aan de verwachtingen van de opdrachtgever.
  3. Het is belangrijk alle vergunningseisen te vertalen, vast te leggen in Cradle en te koppelen aan objecten en activiteiten, om aan de eisen van alle stakeholders te kunnen voldoen. Ook worden eventuele tegenstrijdigheden dan direct duidelijk.
  4. Het is belangrijk de ongeschreven wensen van de opdrachtgever te blijven vergelijken met de contracteisen, om niet van deze laatste af te wijken met alle gevolgen van dien.
  5. De koppeling van SE met betaalposten kan betaling in de weg staan. Door incidenteel losse betaalposten op te stellen kan dit worden opgelost.
  6. Het is belangrijk alle keuzes in de ontwerp- en uitvoeringsfase te blijven vastleggen in Cradle om hiaten te voorkomen.
  7. Een projectmanager die affiniteit heeft met SE en een fulltime systems engineer stimuleren SE binnen het hele projectteam.
  8. Door de verificatiemethode tijdig in te dienen ontstaat draagvlak. 

‘Het doel van het project – het oplossen van de files – werd bij de openstelling in december 2010 direct gehaald’, zegt Van Oosterhout niet zonder trots. Buijink complimenteerde hem met het boeiende verhaal en het mooie praktijkvoorbeeld van SE. ‘Een projectmanager die positief is over SE is van cruciaal belang’, concludeerde ook hij. Van Oosterhout voegde daaraan toe dat de DVM-partijen eveneens vanaf het begin dienen mee te gaan in Cradle. ‘Een integrale aanpak dus.’

De caSE
Peter Storm, oprichter en directeur van het bureau Kennis & Co gaf een toelichting op de caSE: het ombouwen van een busbaan tot een trambaan. De groepen gingen met de opdracht volgens SE aan de slag, gericht op een effectieve oplevering van het project. Per groep werden de rollen verdeeld en de SE-aandachtspunten per rol vastgesteld. ‘De eerste te beantwoorden vraag, ook in de praktijk, is: waarom zetten we SE in, wat zijn de nut en noodzaak!’, aldus Storm. ‘Als we SE toepassen omdat het moet, werkt het niet.’

Eén groep werd uitgenodigd de uitwerking te presenteren:
Inzicht in de wensen en eisen van alle stakeholders, deze vastleggen en aantoonbaar maken (inclusief de wijzigingen), werd gezien als de belangrijkste toegevoegde waarde van SE. Het gaat ook om traceerbaarheid (expliciet maken) en het vaststellen van raakvlakken tussen de disciplines, aldus de groep. De integrale benadering geldt voor alle fasen: onderbouw, bovenbouw, beheer & onderhoud en exploitatie. Om een optimaal projectresultaat te bereiken is het belangrijk dat de communicatie helder is en dat er één systeem wordt ingezet. Unaniem trokken de groepen de conclusie dat het niet relevant is te spreken over de kosten van SE maar te kijken naar de opbrengsten. De projectmanager heeft een belangrijke stimulerende en faciliterende rol binnen het projectteam. Hij of zij heeft een voorbeeldfunctie en hoeft niet diep op de inhoud in te gaan. Wel is het belangrijk dat hij bewaakt dat elke projectmedewerker werkt volgens SE. Afspraak is afspraak. 

Storm voegt er een persoonlijke conclusie aan toe: ‘Het begint met het geloof in SE, maar het meetbaar maken is belangrijk om dit geloof vast te kunnen houden.’ De winnende groep was volgens de jury in samenwerking gegroeid, een belangrijke factor voor een succesvolle SE-aanpak.

Buijink voorziet voor de toekomst een verbreding van het kader, waar nu nog teveel in stukjes wordt gedacht: het project zelf. ‘Een beperkt aantal functionele eisen zal in de toekomst voldoende zijn.’ Visser sloot de bijeenkomst af met een dankwoord aan de sprekers, organisatoren en deelnemers die samen de bijeenkomst tot een succes hebben gemaakt.