Hoe te komen tot een WBS ? Gepubliceerd op: 03 mei 2017

Een Work Breakdown Structure (WBS) is een hiërarchische decompositie van de totale scope van een (deel)project. Elk element van de WBS (een werkpakket) vormt een verzameling van activiteiten welke leiden tot een specifiek doel (product) binnen een gestelde tijdslimiet. 

Een WBS maakt een (complex) project beheersbaar en vormt de basis voor de planning en de betaalposten.

Om tot een goede WBS te komen, is het noodzakelijk dat er al een aantal stappen uitgevoerd zijn, voordat er werkelijk een WBS opgesteld kan worden (Stap 1 t/m 2). Deze stappen komen voort uit de processen van de ISO15288.  

• Stap 1 – Opstellen Life-cycle, het bepalen van de fase waar de WBS betrekking tot heeft.
• Stap 2 – Opstellen product flow en product breakdown structure (PBS)
• Stap 3 – Opstellen workflow en WBS
• Ervaringen uit de praktijk

Dit artikel kan worden gebruikt voor zowel een generieke als specifieke WBS voor een project. Het resultaat van de WBS kan weer worden gebruikt als input voor de planning.

Stap 1 – Opstellen Life-cycle

Begin met het opstellen van een life-cycle voor een specifiek project of generiek. De life-cycle bestaat uit verschillende fasen en eventueel gescheiden door quality gates. (= waarin de voorwaarden om naar de volgende fase te mogen gaan zijn vastgelegd). De life-cycle kan op verschillende manieren worden weergegeven, hieronder een voorbeeld van een life-cycle.  

Stap 2 – Opstellen product flow en PBS

Input: Life-cycle fase, vereiste producten

Output: product flow en PBS

Per fasen van een life cycle worden de producten bepaald, die aan het eind van elke fase gereed moeten zijn. Om tot de gewenste output (eindproducten) te komen is het van belang te bepalen welke (tussen) producten hiervoor nodig zijn. Het inzichtelijk maken van de afhankelijkheden tussen de producten levert een productflow op (zien onderstaande figuur). Om een (tussen)product op te leveren is een activiteit noodzakelijk.

Over het algemeen zijn er in de organisatie al voorgeschreven producten beschikbaar die voortkomen uit een kwaliteitsmanagement en/of vraagspecificatie. Deze zullen ook meegenomen moeten worden in de product flow.  

De producten uit de productflow zijn input voor het opstellen van de productbreakdown structure (PBS). De structuur (bijv. fase, type, discipline) van de PBS is afhankelijk welke keuzen gemaakt wordt in de organisatie (of bijv. per project).  

Stap 3 – Opstellen workflow en WBS

Input: Productflow

Output: workflow en WBS

In stap 2 is aangegeven dat er activiteiten nodig zijn om (tussen)producten op te leveren. Een enkele activiteit of meerdere activiteiten samen worden een WBS-element genoemd.

Een WBS-element heeft een input, output, uren, een verantwoordelijke, een omschrijving en eventuele risico’s. Een WBS-element kan als output meerdere producten hebben.

Een mooie vuistregel voor een WBS element is: de inspanningsduur ligt tussen de (ca.) 80 en 300 uur. Indien korter, te laag detailniveau…hoger, WBS-element opsplitsen (mogelijkheden onderzoeken).

Ervaring uit de praktijk

Er ontstaat nog weleens verwarring wat het verschil is tussen een proces en een activiteit. Hieronder wordt een voorbeeld gegeven wat een proces is en hoe deze gerelateerd is aan een WBS-element.

Een proces is life-cycle gebonden en heeft een doel, outcome en activiteiten (bijv. opstellen strategie). Een proces is niet tijd afhankelijk, een proces loopt over de fasen heen.

Een WBS-element (activiteit) is tijd afhankelijk. Eerder is al gezegd dat een WBS-element uit meerdere activiteiten kan bestaan. Voor het samenvoegen van activiteiten is van belang dat deze tijd technisch in dezelfde tijdkader uitgevoerd worden. In een WBS-element kan een activiteit van een proces worden gezet. Hieronder is een concreet voorbeeld.

De ISO15288 heeft het projectplanningsproces. Dit wordt het uitgangspunt in dit voorbeeld en bevat in dit geval de volgende twee activiteiten:

1. Het opstellen van een planning strategie;
2. Het updaten van de planning.

Er is een WBS-structuur opgesteld op basis van de fasen in de life-cycle, deze heeft de volgende hoofdwerkpakketten:

1. Projectplannen
1. Opstellen projectmanagementplan (o.a. doel, planningsstrategie)
2. Opstellen Technisch managementplan
   
   
2. Voorontwerp
1. Opstellen Systeemspecificatie
2. Rapporteren status (oa planning)
   
   
3. Implementatie
1. Bouw systeemdeel x
2. Rapporteren status (oa planning)

In het voorbeeld komt naar voren dat de twee activiteiten van het projectplanningsproces in verschillende WBS-elementen terecht zijn gekomen en de activiteit updaten van de planning in meerdere WBS-elementen in verschillende fasen van de life-cycle naar voren komt.

Uit dit voorbeeld komt naar voren dat als alle activiteiten van een proces in 1 WBS-element zet, dit WBS-element pas na verschillende fasen afgesloten kan worden. Dit maakt het proces minder/niet beheersbaar.

Download de leidraad