Lessons Learned Passagiersterminal Lelystad Airport Gepubliceerd op: 17 oktober 2018
Om alternatieve capaciteit voor Schiphol te bieden heeft de Schiphol Group besloten om het bestaande vliegveld Lelystad Airport gefaseerd te ontwikkelen naar een nieuwe moderne Luchthaven. Dit houdt in dat vanaf 2020 Lelystad Airport een belangrijke nieuwe luchthaven wordt, met de focus op het realiseren van vliegverbindingen met toeristische landen rondom de Middellandse zee. De TBI bouwcombinatie J.P. van Eesteren en Croonwolter&dros heeft de nieuwe Passagiersterminal inmiddels ontworpen en gerealiseerd en op dit moment is de 15 jarige onderhoudsperiode ingegaan. Het contract is op basis van de UAV-gc welke is aanbesteed door middel van Best Value Procurement (BVP).
Om de juiste invulling te geven aan dit bijzondere project is in de concretiseringsfase op zoek gegaan naar een passende projectorganisatie. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat er tijdens de ontwerpfase (decompositie), de juiste fase-overstijgende keuzes gemaakt worden. Immers, de ontwerpspecificaties moeten naast de functionele- en prestatie eisen ook voldoen aan de financiële-, maakbaarheid- en onderhoudbaarheidseisen. Uiteindelijk werd dit geborgd door een strakke Systems Engineering (SE) werkwijze gecombineerd met het in een vroeg stadium betrekken van de realisatie- en onderhoudsteams in de besluitvorming.
Tijdens de vroege ontwerpfasen werden voor alle bepalende ontwerpkeuzes gebruik gemaakt van een Variantenstudie en een Total Cost of Ownership (TCO) analyse. Hierdoor werden verschillende oplossingen gewogen en kon een gemaakte keuze expliciet worden gemaakt. Op deze wijze kon zowel de interne als de externe klant worden overtuigd van de gemaakte keuzes. Deze werkwijze was ook voor de ontwerpers relatief nieuw en vereiste vanuit het projectbeheersingsteam extra aandacht en aansporing.
De Opdrachtgever maakt gebruik van Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) om sturing te geven aan het contract. Dit betekent voor de Opdrachtgever dus loslaten, vertrouwen en op basis van steekproeven risico gestuurd toetsen/auditeren. Voornamelijk in de ontwerpfase van het project vond de Opdrachtgever dit lastig, de intrinsieke drang naar informatie én invloed was groot. Om aan deze behoefte enigszins invulling te geven heeft de bouwcombinatie regelmatig technische overleggen ingepland. Tijdens deze overleggen werden gemaakte keuzes verder inhoudelijk toegelicht en besproken. Door deze vorm van validatie vergemakkelijkte uiteindelijk het Acceptatie proces.
Om het interne projectteam de ‘nieuwe’ SE werkwijze te laten omarmen is veel aandacht besteedt aan de implementatie. Hierbij is gebruik gemaakt van inhoudelijke eisenanalyse-sessies, projectintroducties en interne trainingen. Ook was er veel aandacht en gesprekken met de ontwerpers nodig om de noodzakelijke stappen in elke ontwerpfase strikt te doorlopen. De aandacht is niet beperkt gebleven tot het interne projectteam inclusief ontwerpers maar ook grote onderaannemers zijn hierin door het projectbeheersingsteam begeleid. Daarnaast werd iedere fase ook vrijwel meteen geëvalueerd om de effectiviteit van de werkwijze te toetsen en verder te ontwikkelen.
De UAV-gc contractvorm gecombineerd met de SE werkwijze voor de utiliteitsbouw sector is de laatste jaren komen overwaaien vanuit de GWW sector. Deze verandering houdt naast een procesmatige ook een duidelijke cultuurverandering in, zowel aan de kant van Opdrachtgever- als Opdrachtnemer. Het loont de moeite om hier met een projectteam vooraf rekening mee te houden en voldoende aandacht aan te besteden.
Door de aanzienlijk grotere hoeveelheid van objecten en projectparticipanten gecombineerd met het regelmatig ontbreken van praktische ervaring van zowel Opdrachtgevers als Opdrachtnemers wordt het halen van alle projectdoelstellingen nog vaak bemoeilijkt. Dit kan resulteren in een te theoretische en starre benadering, waardoor praktische en logische oplossingen over het hoofd gezien worden.. Het vergelijk van de utiliteitsbouwsector met de GWW sector leert dat de te realiseren systemen qua SE werkwijze in veel gevallen anders benaderd kunnen worden.
Het is aan te raden om zo vroeg mogelijk in het project, nog voor het maken van het structuurontwerp, ruim aandacht te besteden aan een grondige en gezamenlijke doelen- en eisenanalyse en uitgangspunten- bepaling gecombineerd met een financiële analyse. Ook zijn goede concrete procesafspraken over communicatie tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer essentieel.
Tijdens de realisatiefase waren er minder discussies met de Opdrachtgever. De oorzaak hiervan lag in het feit dat de ontwerpfase geverifieerd en gevalideerd was afgerond. Hierdoor ontstonden er tijdens de realisatie minder afwijkingen van de Ontwerpspecificaties en daarmee van de verwachtingen van de Opdrachtgever en de ontwerpers zoals bij meer traditionele contracten. Daarnaast kwamen ook de tijdsdoelstellingen minder onder druk te staan. Dit heeft uiteindelijk geresulteerd in het conform mijlpaal opleveren van het gebouw.
Voor Opdrachtgevers in de utiliteitsbouw die een dergelijke contractvorm in de markt zetten moeten aanvaarden dat de Opdrachtnemer eigen keuzes mag maken om invulling te geven aan de gestelde eisen. Het kan zijn dat de invulling door de Opdrachtnemer afwijkt van zijn verwachtingen. Het systeem wordt door de Opdrachtnemer iedere projectfase geverifieerd aan de gestelde eisen, de beoordeling van deze verificaties door de Opdrachtgever dient objectief en op basis van de eistekst te gebeuren. Aan de andere kant dient de Opdrachtnemer de eisen te doorgronden en de oplossingen op een objectieve en correcte wijze te verifiëren en wellicht te valideren. Wanneer dit structureel door beiden wordt gedaan biedt dit een goede basis voor het succesvol samenwerken en afronden van de gestelde projectdoelstellingen.
Voor J.P. van Eesteren en Croonwolter&dros heeft deze werkwijze op dit project grote toegevoegde waarde gehad. Door alle processen expliciet te beheersen is het project voorspelbaar geworden . De structuur in het project bracht over het algemeen duidelijkheid en rust waardoor er een cultuur ontstond van pro-actief samenwerken.
