SE en Systeemgerichte Contractbeheersing Gepubliceerd op: 12 december 2018

Bij het Ingenieursbureau van Amsterdam waren op 13 november 2018 collega’s van de vier grote gemeenten en Rijkswaterstaat te gast.

De kennisgroep Systems Engineering van de G4+RWS organiseert regelmatig bijeenkomsten over SE. Die kennisuitwisseling betrof tot dusverre de fase vóór de gunning van bouwcontracten. In deze bijeenkomst is de brug gemaakt met de fase ná gunning, waarin systeemgerichte contractbeheersing (SCB) een rol speelt. In het gezelschap van 30 mensen waren daarom niet alleen SE-adviseurs en specificeerders van contracten te vinden, maar ook collega’s die in de uitvoering van projecten actief zijn als contractmanager UAVgc of als specialist SCB.

Na het welkom door directeur van het IB Nout Verhoeven met zijn pleidooi om in de projectstartup de cruciale overdracht tussen de contractspecificeerders en onze contractmanagers voor de uitvoering goed te regelen, trapte Eldert van der Lee af met de ontwikkelingen bij RWS rond SE in relatie tot SCB.

RWS probeert zich bij contractbeheersing tegenwoordig niet meer te beperken tot slechts de toetsing en interventie, maar geeft ook nadrukkelijk meer ruimte aan een goede interactie met de opdrachtnemer door het delen van belangen, zorgen en verwachtingen. En geeft ook meer aandacht aan afstemming met de opdrachtnemer over verschillen in interpretatie en het verstrekken van informatie hierover. Juist daarbij biedt SE grote meerwaarde of, zoals Eldert stelt, SE stopt niet bij de vraagspecificatie want de opdrachtnemer zal het systeem op verifieerbare wijze moeten doorontwikkelen. (download hier zijn presentatie)

Uit de evaluatie van het project Beursplein volgden verschillende aandachtspunten over de relatie tussen SE en SCB. Deze zijn in de workshop verder doorgesproken. Een greep uit de conclusies:

• Het MKB blijkt nog niet klaar voor doorspecificeren en eisenverificatie. Voorlopig vraagt dit van de opdrachtgevers om te specificeren naar een dieper niveau in het V-model.  Vanuit de wens van opdrachtgevers om ook het MKB goed mee te krijgen in deze ontwikkeling wordt uniformiteit in de opzet van contracten als belangrijk aandachtspunt gezien.

• Positief wordt aangekeken tegen het volledig delen van informatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Dat in het belang van gewenste betere interactie en samenwerking. Een kanttekening werd geplaatst om dit niet zonder meer met alle stakeholders in alle projectfasen  te doen. In een Amsterdams project bleek de interactie met bewoners en de opdrachtnemer over het ontwerp namelijk niet altijd constructief.

• Het nut van SE bij verzoeken tot wijziging in de fase van contractbeheersing wordt duidelijk gezien. Snellere en zorgvuldigere beslissingen over de VTW zijn daarmee mogelijk, omdat de herleidbaarheid tot projectdoelen en klanteisen beter is bij gebruik van SE.  Een  goed ingericht informatiesysteem is daarbij  een voorwaarde.

• Over de keuze van een betalingsregeling op basis van product of op basis van voortgang, waren de meningen verdeeld. Voorwaarde is dat hoe dan ook een goede toetsing van de prestatie mogelijk moet zijn en liquiditeit van de opdrachtnemer daarbij nooit in het gedrang komt.

• Bij een RAW-contract, of voor een RAW-deel dat op DO-niveau is uitgewerkt van een verder geïntegreerd contract, zou de opdrachtnemer nooit verantwoordelijk kunnen worden gesteld voor de systeemfunctionaliteit. Het voldoen aan de hogere functionele eisen in het SE-proces ligt bij de opdrachtgever.

Download de leidraad