"Zijn er standaard verificatieplannen?" Gepubliceerd op: 02 augustus 2008
zie ook het gerelateerde artikel over Lessons Learned Verificatie en Validatie uit 2015
Bij de kenniskring Systems Engineering komt eind 2007 een projectleider van Rijkswaterstaat binnenlopen met de vraag of er bij de kenniskring standaard verificatieplannen beschikbaar zijn. Het Projectmanagementplan van de Opdrachtnemer (ofwel de aannemer) van zijn project voldoet namelijk niet aan de verwachting.
De projectleider wil de Opdrachtnemer met het "standaard" verificatieplan laten zien wat hij van hem verwacht. Na doorvragen bij de projectleider over de reden voor deze vraag blijkt dat de Opdrachtnemer van het project te beperkt invulling geeft aan de eisen uit het Procesdeel van de Vraagspecificatie. Daar waar in de Vraagspecificatie staat dat de proceseis geldt "In het verificatieplan dient voor een object per eis tenminste het volgende te zijn vastgelegd ...." schrijft de Opdrachtnemer in zijn Projectmanagement plan: "In het verificatieplan gaat de Opdrachtnemer voor een object per eis tenminste het volgende vastleggen..."
De projectleider vertelt dat hij niet akkoord gaat met het aangeleverde Projectmanagementplan en twijfelt openlijk over de competentie van de Opdrachtnemer om een deugdelijk Verificatieplan op te stellen. De projectleider had gedacht dat het Projectmanagementplan een heldere uitleg zou geven over hoe het Verificatieproces zou worden aangepakt door de Opdrachtnemer. Hij had ook verwacht dat de Opdrachtnemer zou beschrijven wat er gebeurt als hij niet zou kunnen voldoen aan de gestelde contracteisen.
De projectleider verteld de medewerkers van de kenniskring dat hij nu, na een inmiddels lange periode van discussies, door de Opdrachtnemer onder druk gezet om voorbeelden van Verificatieplannen aan te leveren om duidelijk te maken wat zijn verwachtingen zijn.
Bij de kenniskring vragen we ons af:
- Wie is hier niet duidelijk geweest?
- En hoe heeft deze situatie kunnen ontstaan?
- Had het aanbestedingsteam dit probleem kunnen voorzien?
- Is dit de eerste keer dat dit probleem optreedt?
- En zijn er "standaard" verificatieplannen?
Al snel blijkt dat dit project eerst is aanbesteed en dat er pas na gunning aan de Opdrachtnemer is gevraagd om een Projectmanagement in te dienen. Niet praktisch, want achteraf moet blijken of de Opdrachtnemers überhaupt in staat is om een goed plan te schrijven.
Hebben meer projecten hier last van? We bellen een rondje langs enkele projectleiders van andere Rijkswaterstaat projecten. Problemen en onduidelijkheden over Verificatieplannen komen inderdaad wel vaker voor. Of er standaard verificatieplannen zijn? "Nee. Voor de eisen aan Verificatieplannen wordt altijd verwezen naar de standaard modelcontracten van het Procesdeel van de Vraagspecificatie. Voor ieder type project (zoals E&C, D&C, DBFM) liggen de eisen hiervoor vast en het beleid van Rijkswaterstaat is dat hier alleen bij uitzondering van af mag worden geweken.
Voor het project van deze projectleider gelden dus dezelfde eisen als voor ieder ander Design & Construct project. Op ons verzoek mailt de projectleider het Verificatieplan aan ons door. Het Verificatieplan blijkt een enorme Excel-sheet te zijn vol objectnamen, codes, kruisjes en kleuren. Op A0-formaat geplot is het plan voor ons net leesbaar.
Wat staat er eigenlijk in het contract met de Opdrachtnemer? Als we het contract erbij nemen en kijken naar de proceseisen dan staat er inderdaad dat de Opdrachtnemer voor het gedeelte van het Verificatieplan een lijst met informatie moet aanleveren. In principe is het opstellen van een Excel-sheet daarvan dus een juiste invulling. We komen er ook achter dat in het Procesdeel van de Vraagspecificatie niet expliciet wordt gevraagd aan de Opdrachtnemer te beschrijven hoe hij de verificatie zal organiseren. De opdrachtnemer kan daarvoor dus een eigen werkwijze introduceren, immers Rijkswaterstaat laat hem hier vrij in. Vanuit de ISO certificering van de Opdrachtnemers mag wel worden verwacht dat de Opdrachtnemers hierover duidelijkheid verschaft aan de Opdrachtgever.
Het gezamenlijk uitspreken van de verwachtingen over het onderwerp Verificatie tijdens de inlichtingenronde had hier problemen kunnen voorkomen. Volgens de projectleider is het onderwerp verificatie, "waarschijnlijk door tijdsdruk bij de aanbesteding niet aan de orde is geweest. Was dit wel het geval geweest dan zou zeker zijn opgevallen dat er verschillende verwachtingen waren."
Momenteel hebben Opdrachtgever en Opdrachtnemer een overlegstructuur in het leven geroepen waarbij beide partijen gelegenheid krijgen om vragen te stellen per werkpakket de contracteisen en de bijbehorend er ontwerp- en uitvoeringswerkzaamheden. Dit overleg komt naast het periodieke informele overleg en heeft snel tot meer onderling vertrouwen geleid. Helaas heeft de discussie over het Verificatieplan meer dan een half jaar geduurd.
In het nieuw ingestelde overleg merkt de projectleider regelmatig dat de Opdrachtnemers op eigen initiatief met oplossingen komt om lastige eisen werkbaar te maken. Ook merkt hij op dat de vertrouwensband tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer door deze ervaring en met name door het overleg is versterkt.
